Personal Kanban für deine erfolgreiche Selbstführung

Die Methode Personal Kanban vermittelt alltagstaugliche Ansätze, mit der ich meine persönlichen Aufgaben, Termine, Projekte und Vorhaben im Berufs- wie im Privatleben organisieren kann. Wirkungsvolle Selbstorganisation ist ein elementarer Bestandteil erfolgreicher Selbstführung und umfasst modernes Zeitmanagement, handlungsleitende Klarheit für mich und mein Umfeld sowie die bewusste Gestaltung meines Engagements in unterschiedlichen Lebensbereichen.

Mich begleiten Personal-Kanban-Boards in unterschiedlichen Formen und Ausprägungen schon viele Jahre. So richtig nützlich ist das Vorgehen für mich erst in Kombination mit The Responsibility Process geworden, weil ich auf die Fragen, die sich aus Personal Kanban ergeben haben, effektivere Antworten finden konnte. Im Folgenden teile ich meine Personal-Kanban-Erfahrungen, liefere Erklärungen, was hinter dem Konzept steckt, und biete dir Anhaltspunkte für den Start eines eigenen Boards. Der Einsatz von Personal Kanban lohnt sich für folgende Aspekte:

• Zum passenden Zeitpunkt die passenden Ergebnisse parat haben
• Dauerhaft durchhaltbare Intensität und persönliche Balance finden
• Leadership-Effektivität verbessern und Vorbild sein
• Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit erhöhen, um Vertrauen zu gewinnen
• Klarheit über die eigene Arbeitslast haben, um Entscheidungen treffen zu können
• Mit aufgeräumtem Kopf präsent, fokussiert und wirkungsvoll sein
• An stetiger Verbesserung dranbleiben, um das eigene Potenzial zu nutzen

Was verbirgt sich hinter Personal Kanban?

Personal Kanban hat sich bei Software-Kanban/Kanban für Wissensarbeit bedient, was meistens für Teamarbeit verwendet wird (nicht zu verwechseln mit dem durch Toyota bekannt gewordenen Kanban für Produktion), und hat zwei der Prinzipien auf die persönliche Organisation übertragen:

1. Visualisiere deine Arbeit – mache deine Aufgaben sichtbar.
2. Mache nicht alles auf einmal – limitiere deine parallelen Aufgaben.

Das Ziel ist, dass wir Struktur und Flow in unser Aufgaben-Chaos bringen, Verantwortung für unsere eingegangenen Verbindlichkeiten übernehmen und unsere Selbstorganisation so in Besitz nehmen, dass wir entspannt und kraftvoll am Steuer unseres Lebens sitzen. Unser persönliches Kanban-Board unterstützt uns dabei. Dieses Board kann ein Whiteboard oder eine Pinnwand sein, eine Schranktür mit Haftnotizen, ein elektronisches Tool oder eine einfache Excel-Tabelle – was auch immer du am liebsten magst und am leichtesten benutzt.

Wo fange ich an?

Mein Problem verstehen

Das Veränderungsprinzip Nr. 1 von Kanban lautet „Beginne mit dem, was du gerade tust. Verstehe die gegenwärtig gelebten Prozesse […]“. Das ist auch bei Personal Kanban ein sinnvoller Start: Erstmal verstehen, was mein Problem ist und wo ich mir Veränderung wünsche, dann die Methode oder Teile daraus entsprechend einsetzen. Hier ein paar Fragen, deren Beantwortung Hinweise auf die größte Herausforderung geben können.

• Inwiefern überfordert mich meine Arbeit – inhaltlich und/oder aufgrund der Fülle an Aufgaben?
• Tu ich das, was ich will oder fühle ich mich vor allem verpflichtet, Aufgaben zu erfüllen und habe das Gefühl, keine Wahl zu haben?
• Bekomme ich erledigt, was ich mir vornehme oder bleiben immer Überhänge, die mich belasten?
• Wie geht es mir gerade gesundheitlich?
• Habe ich Freude an dem, was ich tu und wie ich es tu?
• Kenne ich meine Ziele und inwiefern habe ich Erfolgserlebnisse?
• Halte ich abgegebene Versprechen ein (inhaltlich, zeitlich)?
• Wie gelingt mir die Balance zwischen den unterschiedlichen Lebensbereichen und Rollen in meinem Leben?
• Kenne ich meine angestrebte Wirkung und woher weiß ich, ob sie eintritt?
• Wie sehr strengen mich meine Aufgaben (oder mein gesamtes Leben) an?
• Funktioniert mein Selbstmanagement so, wie ich es von anderen erwarte?

Wie fange ich an?

ALLES aufschreiben

Alle – wirklich alle – Aufgaben einzeln aufzuschreiben, dient zwei Aspekten: Erstens ist es für uns psychologisch erleichternd, die Dinge, mit denen wir uns beschäftigen, zu externalisieren, also von innen nach außen zu verlagern. Damit werden Aufgaben fassbar und managebar. Zweitens haben wir jetzt nur noch EINEN Ort, an dem wir Aufgaben anschauen, priorisieren, auswählen oder verwerfen. Das bedeutet, dass ich zum Start in alle derzeitigen Quellen von Arbeit schaue: E-Mail-Eingang, To-do-Listen, Kalender, Telefonnotizen, SMS, sonstige Kommunikationstools und meinen Hinterkopf, in den ich zwischendurch Themen schiebe, weil ich sicher bin, dass ich mich erinnere oder sie nicht ernst genug nehme, um sie aufzuschreiben.

Erste Antwort finden auf die Frage „Wie viel kann ich parallel auf dem Schirm behalten?“

Die meisten Menschen sind nach dem Aufschreiben aller Aufgaben überrascht, wie viele und wie viele unterschiedliche Themen sie jonglieren. Manche Menschen können sehr gut mit vielen Bällen jonglieren, andere kommen mit weniger Bällen in der Luft besser zurecht – und einige haben eher das Gefühl, dass sie einzelnen heruntergefallenen Bällen hinterher hechten, nur noch reagieren und keinerlei Selbststeuerung mehr haben. Hier heißt es also, Schluss zu machen mit der Selbstüberschätzung, Prioritäten und Fokus zu setzen, bewusst Themen zurückzustellen. Ich überlege mir also, wieviele Aufgaben ich parallel in Bearbeitung haben sollte. Nur eins ist unrealistisch, zwanzig aber auch. Die Näherung könnte sein, für eine ganze Weile nichts Neues anzufangen, um herauszufinden, wo meine Grenzen zwischen Über- und Unterforderung liegen und wie meine Aufgaben in diesen Grenzen anfangen können zu fließen.

Loslegen mit dem ersten Board-Entwurf

Ich überlege mir einen ersten ungefähren Ablauf und sortiere meine Aufgaben ein. So könnte ein einfaches erstes Board (in diesem Fall aus Tonpapier mit Haftnotizen) aussehen, auf dem ich ALLE Aufgaben einsortiere. Der Vorteil an physikalischen Boards sind die natürlichen Begrenzungen: Hier kann ich maximal fünf Aufgaben gleichzeitig in Bearbeitung abbilden.

Vielleicht gelingt mir dabei schon eine Priorisierung, um mich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren zu können, ansonsten fange ich, wo ich bin, und bilde erstmal ab, wie ich zurzeit vorgehe. Eine erste Veränderung könnte ich dann beim Arbeiten mit dem Board vornehmen, indem ich dem Kanban-Leitspruch „Stop starting, start finishing!“ folge. Ich konzentriere mich also zuerst auf die Aufgaben, die dem fertig-Zustand am nächsten kommen. So reduziere ich am schnellsten die Menge paralleler Arbeit und produziere Erfolgserlebnisse.

Wie geht es weiter?

Reflexions- und Planungsmomente einbauen

Wenn ich eine Weile mit dem Board gearbeitet habe, besinne ich mich und schaue aus Hubschrauberperspektive auf mein Vorgehen und werte meine Erfahrungen aus. Dafür bietet sich ein fester Termin an, oder dieser Moment wird durch einen Zustand meines Boards ausgelöst, z.B., wenn die done-Spalte voll ist oder eine bestimmte Anzahl Aufgaben erreicht hat. In so einer Retrospektive kann ich reflektieren, wie meine Aufgaben über das Board geflossen sind, also meine Effizienz einordnen. Es ist aber auch der Zeitpunkt, an dem ich auf meine Effektivität schaue:

• Habe ich erreicht, was ich wollte?
• Habe ich inhaltlich und zeitlich geliefert wie benötigt?
• Welche Aufgaben sind mir schwer/leicht gefallen?
• Und bei allen Fragen kann man noch ein „Warum?“ anhängen, um tiefere Einsichten zu generieren und für die Zukunft zu lernen.

Neben der Reflexion brauche ich einen Zeitpunkt für das Replenishment, also die Wiederauffüllung. Dabei überlege ich mir, welche Aufgaben ich als Nächstes aus meinem Aufgaben- oder Ideenpool angehen möchte. Auf dem Beispiel-Board wäre das der Moment, in dem ich Aufgaben von später in als Nächstes ziehe. Auch diesen Termin kann ich z. B. als wöchentlichen Regeltermin einrichten oder an einen Zustand hängen, z. B. wenn sich nur noch eine Aufgabe in als Nächstes befindet.

Ziel: Stetige Verbesserung

Was wir mit Personal Kanban unterstützen, ist unser Streben nach stetiger Verbesserung – gern als „Kaizen“ bezeichnet, japanisch für den Wandel zum Besseren in kleinen Schritten. Wir wollen immer wieder Klarheit herstellen, ob wir gerade das tun, was uns unsere Ziele erreichen lässt, auf eine Art und Weise, die uns und unserer Umgebung dient und dauerhaft durchzuhalten ist. Dabei passe ich mein Board kontinuierlich an, sodass es mich bestmöglich unterstützt. Personal-Kanban-Boards sehen sehr unterschiedlich aus – ihre Benutzer folgen denselben Prinzipien, und Prinzipien lassen eben notwendigen Raum für Ausgestaltung.

Konkrete Techniken, um Effizienz und/oder Effektivität zu erhöhen

Je nach Problem, das ich für mich lösen möchte, baue ich also mein ganz individuelles System auf. Visualisierung und Limitierung machen den Kanban-Charakter des Boards aus. Beim Arbeiten damit können diverse weitere Ansätze aus Zeit- oder Projektmanagement zum Einsatz kommen, die als Antwort auf meine Herausforderungen wirken. Im Folgenden eine kleine Auswahl.

Bündeln gleichartiger Aufgaben

Wir springen oft zwischen unterschiedlichen Aufgabentypen hin und her, vielleicht weil sie sich um dasselbe Thema drehen. Um die Effizienz zu erhöhen, also Zeit und Energie zu sparen, kann sich das Bündeln von Aufgaben lohnen, weil ich für einen Zeitabschnitt dieselben Fähigkeiten/Stärken einsetze. Beispiel: Morgens konzentriere ich mich auf Konzeptarbeiten oder verfasse Texte und E-Mails. Dann führe ich die anstehenden Telefonate und ab 15:30 Uhr sind Routinearbeiten an der Reihe. So könnte ich noch einbauen, dass sich nicht jede Aufgabe zu jeder Tageszeit anbietet. Natürlich funken uns mal spontane Anforderungen dazwischen, und nicht jeder Gesprächspartner steht uns nach unseren Wünschen zur Verfügung, aber schon ein bisschen Bündeln hat Effekt.

Motivationstätigkeiten

Im Job genauso wie privat z. B. bei der Hausarbeit wird es Aufgaben geben, die wir aus dem mentalen Zustand VERPFLICHTUNG erledigen. Wenn das überhand nimmt, wird es uns demotivieren und erschöpfen. Daher ist das bewusste Einbauen von Motivationstätigkeiten eine Möglichkeit, um die Balance zu halten. Dafür gilt es zunächst herauszufinden, was ich gern tu, was mir Freude bereitet und Energie gibt. Dann baue ich das so in meinen Tagesablauf ein, dass es sich positiv auf Aufgaben auswirkt, die mehr Energie kosten. Mittelfristig könnte es hilfreich sein, insgesamt mehr von diesen motivierenden Tätigkeiten zu machen und die größten Energiefresser dauerhaft zu beseitigen, zu delegieren, zu reduzieren oder eine andere, energiesparendere Art der Erledigung zu finden.

Stille Stunde und Pufferzeiten

Insbesondere, wenn wir Tätigkeiten sehr gern erledigen und hochmotiviert sind, gibt es die Gefahr, sich zu viel aufzuladen. Es ist sicherlich ein nützlicher Treiber, dass wir unseren Job gut machen, den Ansprüchen anderer und uns selbst gegenüber genügen und unsere jeweiligen Rollen bestmöglich erfüllen wollen. Doch oft unterschätzen wir dabei gewisse Faktoren: Multitasking funktioniert nur bedingt, wir planen nicht ein, dass Kontextwechsel Energie und Zeit kosten und dass nicht jede Aufgabe mit demselben Maß an Sorgfalt oder Konzentration auskommt. Also ist es wichtig, sich störungsfreie Zeiten einzuplanen, z. B. über die Stille Stunde: Eine Stunde pro Tag ist das Telefon aus, die Tür zu (mit „Bitte nicht stören“-Schild), ich schließe das Mailprogramm und räume alle angefangenen Arbeiten aus meinen Sichtfeld. Was man mit dieser Stunde anfängt, ist vermutlich individuell unterschiedlich. Vielleicht ist es genau die Zeit, in der ich meinen Posteingang sortiere, oder es ist meine Stunde für Konzeptarbeit oder Routinearbeit, aus der ich garantiert nicht rausgerissen werde. Kontextwechsel finden ebenso zu wenig Berücksichtigung. Wir planen einfach Termin an Termin und wundern uns am Tagesende, dass wir erschöpft sind und uns gleichzeitig unproduktiv fühlen. Von Zeitmanagement-Experten hört man Daumenregeln wie „max. 40% der verfügbaren Zeit mit festen Terminen verplanen“. Hört sich möglicherweise viel und unrealistisch an, berücksichtigt jedoch die von uns gern übersehenen Rüstzeiten (mentales Auf- und Eintauchen aus und in Themen), Vor- und Nachbereitung, Störungen und informelle Kommunikation, die sich im Tagesablauf von Wissens- und Teamarbeit und auch von Familienzeit, Haushaltsführung oder privatem Engagement zwangsläufig ergeben. Somit sind explizite Pufferzeiten z. B. als Blocker im Kalender hilfreich. Sie sind keinem spezifischen Zweck zugeordnet, sondern helfen uns, zwischendurch aus dem schnellen Strom der Geschäftigkeit aufzutauchen, zu reflektieren und uns zu orientieren, neue Prioritäten auszuloten oder Absichten zu setzen, um uns selbst dauerhaft kraft- und wirkungsvoll durchs Leben führen zu können.

Was verbessert das?

Welche Vorteile ergeben sich nun aus dem Einsatz von Personal Kanban? Kurzfristig verschafft es mir Luft, Effizienz und Überblick und bietet Entscheidungs- und Priorisierungshilfe. Mittelfristig unterstützt es mich in meiner Wirkung, weil ich meine Abläufe besser verstehe und besser einschätzen kann, was zu größerer Verlässlichkeit und Klarheit bezüglich meiner angestrebten Ergebnisse führt. Und gerade als Vorbild – sei es als Führungskraft, Teammitglied oder Elternteil – kann ich eine Stärkedynamik auslösen, die auf das gesamte System einwirkt: Durch meine Systematik, Selbstkenntnis und Aufgeräumtheit biete ich den Menschen in meinem Umfeld Klarheit an. Dadurch erleichtere ich anderen die eigene Positionierung, was wiederum für mehr Klarheit und Stärke sorgt. Um diesen Effekt zu erreichen braucht es allerdings mehr als den „mechanischen“ Teil von Personal Kanban, denn um eigene Klarheit zu erreichen, muss ich mich auch immer wieder mit meinen Ängsten, limitierenden Glaubenssätzen und Unsicherheiten auseinandersetzen. Dabei hilft mir meine Verantwortungs-Routine und insbesondere der dritte Schlüssel zu Verantwortung SICH STELLEN.

Ich wünsche dir viel Erfolg in deiner wirkungsvollen Selbstorganisation!

Videos von meinen Vorträgen zum Thema auf LKCE18 und LKCE19:

• Personal Kanban als Hilfsmittel für (Selbst-)Führung
• Die sechs Kanban-Praktiken als Hilfsmittel für (Selbst-)Führung

Blogpost zu erfolgreicher Langzeitplanung: Die Verbindung zwischen Personal Kanban und Langzeitplanung ist die Frage: Zahlt das, was ich auf meinem Personal-Kanban-Board abbilde und täglich tu, auf meine langfristigen Ziele ein? Wie du zu solchen langfristigen Zielen kommst, kannst du in unserem Blogpost „Erfolgreiche Langzeitplanung für deine effektive Selbstführung“ nachlesen.

Und wenn du merkst, dass die Zettel auf deinem Board vor allem aus Aufgaben bestehen, die du eigentlich nicht machen willst oder die dich nicht so erfüllen, wie du es eigentlich gern hättest, dann gilt es vielleicht, in eine effektivere Selbstführung einzusteigen. Dazu bieten wir dir Coaching an, das E-Learning Selbstführung mit The Responsibility Process oder unseren Intensivkurs Responsibility.

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Führe dich selbst zuerst!

Nadine und Henning Wolf, selbstführen W2 GmbH
Telefon: +49 4152 6244, kontakt@selbstfuehren.de
www.selbstfuehren.de